1) أهمية المحاسبة في تدبير الجمعيات:
- يجدر التذكير أن حسن تدبير أية جمعية يتوقف بشكل كبير على حسن تنظيم ماليتها وتنظيم محاسبتها، الشيء الذي سيساهم في الرفع من أدائها.
- يشمل التسيير المالي مجموع العمليات التي تتيح المتابعة اليومية لجميع المعاملات المالية للجمعية والذي يستهدف تحقيق توازن بين المداخيل والمصاريف وتقديم معلومات منتظمة من أجل تحديد الوضعية المالية للجمعية.
- يهدف هذا العرض إلى المساهمة في تقنين التدبير المالي للجمعيات بغية تحقيق أهدافها المتوخاة وذلك من خلال إعمال مبادئ أساسية :
التبسيط: أي اعتماد ميزانية سهلة الفهم والتناول والانجاز.
الوضوح: ويتجلى في التوفر على رؤية واضحة بالنسبة لكل الموارد ولكل النفقات.
الشفافية: وذلك باعتماد وثائق الإثبات لكل العمليات المنجزة.
المصداقية: ومجالها تسجيل وتقييد وتدوين العمليات تباعا بالسجلات المحاسبية.
التتبع والمراقبة: لكل مصاريف الجمعية ومداخليها من طرف الأجهزة المسيرة لها وكذا المانحين.
2) تعريف التدبير المالي:
التدبير المالي هو مجموع العمليات المحاسبتية (النفقات،المداخيل) التي تمكن الجمعية من الضبط و التتبع اليومي لوضعيتها المالية. ويهدف التدبير المالي إلى تحقيق توازن قار بين مداخيل الجمعية ونفقاتها.
3) المداخيل – الموارد :
يمكن عرض الموارد التي تحتاجها الجمعية على الشكل التالي :
موارد بشرية: متدخلون، مستفيدون أو متطوعون.
موارد فنية : أدوات، تجهيزات …
موارد تقنية : دعم تقني، دراسات، توجيهات، استشارات أو عملية تتبع,
موارد مالية : واجب الانخراط، منحة، هبة، بيع (سلع)، دخل من نشاط مدر للربح.
تتلقى الجمعيات أنواع المداخيل، المفصلة أعلاه، عن طريق تحويلات بنكية أو مبالغ نقدية أو مداخيل عينية.
أنواع المداخيل:
مداخيل قارة : وهي تلك المداخيل التي لا تتغير كل سنة وتتمثل في :
واجب الانخراط السنوي للأعضاء، وهو ذلك المبلغ الذي يحدد بقوانين الجمعية وبدونه تظل العضوية ناقصة اشتراكات الأعضاء، وهي تلك الاشتراكات التي يحددها الأفراد فيما بينهم إما شهريا أو دوريا أو سنويا من أجل المساهمة في نفقات التسيير، أو الاشتراكات الإلزامية مقابل الحصول على منشورات أو دوريات تصدرها الجمعية.
مداخيل الأنشطة : وتتمثل في المداخيل التي تجنيها الجمعية من وراء الأنشطة التي تقوم بها، وتأخذ شكل :
- اشتراكات المستفيدين : تلك المساهمات، الاشتراكات أو الانخراطات التي يدفعها المستفيدون مقابل المشاركة أو الاستفادة من نشاط (مثلا واجب اشتراك في رحلة ).
- مقابل الخدمات : تلك المساهمات التي تقدمها المؤسسات المختلفة للجمعيات التي تؤدي بعض الخدمات، كالتكوين، أو تنظيم بعض التظاهرات …
- مقابل المنتوجات : تلك المداخيل التي تأتي من عرض الجمعية لبعض منتوجاتها أو منتوجات مستفيديها للبيع (كالمنشورات، الدلائل، لوحات فنية، الصور الفوتوغرافية….).
- المنح والهبات : هي تلك المداخيل التي تتأتى من الإعانات والمنح الصادرة عن المؤسسات والأفراد :
- منحة المجلس الجماعي : في مجموعة من المناطق تخصص الجماعات المحلية منحا للجمعيات.
- تمويل في إطار مشروع : تلك المداخيل التي قد تبعث بها منظمات، أو شركات، أو أفراد من أجل تمويل إحدى مشاريع الجمعية.
- الهبات : هي تلك المبالغ التي تصدر غالبا عن أفراد أو منظمات في إطار الإحسان دونما حاجة إلى تقديم مشروع معين. ويمكن أن تكون هذه الهبات عينية كحاسوب أو آلة تصوير …
تسجيل العمليات المحاسبتية:
للإشارة فإنه يتوجب اعتماد دفتر وصولات موحد مرقم يكون تحت تصرف أمين المال بصفته المكلف بالتحصيل.
التحويلات البنكية : عندما تتلقى الجمعية أي تحويل بنكي فإنها تقوم بالخطوات التالية:
- تسجيل الإشعار بالدائنية Avis de crédit بسجل الواردات للجمعية،
- تسجيل المبلغ الذي تلقته الجمعية في حسابها في خانة المداخيل بسجل البنك للجمعية بتاريخ ومراجع العملية البنكية.
- تحيين الرصيد بسجل البنك (خصم المصاريف من المداخيل)، تسجيل المبلغ الذي تلقته الجمعية في حسابها بالسجل اليومي للعمليات في خانة المداخيل.
- تحيين الرصيد بالسجل اليومي للعمليات (خصم المصاريف من المداخيل).
المداخيل نقدا : عندما تتلقى الجمعية أي مداخيل نقدية (اشتراكات، انخراطات، تبرع …) فإن عملية الاستخلاص يجب أن تتم عن طريق الخطوات التالية :
- تدوين العملية وجوبا بدفتر الوصولات المخصص للمداخيل.
- تسليم وصل مؤرخ ومرقم وموقع مقابل المبلغ للطرف المسلم والاحتفاظ بنسخة من الوصل المسلم في أصل دفتر الوصولات.
-تدوين العملية بتاريخها ومرجعها (رقم وتاريخ الوصل المسلم) في سجل الصندوق بخانة المداخيل.
- إيداع المبلغ أو المبالغ المتسلمة بالحساب البنكي للجمعية في أجل لا يتعدى ثلاثة أيام مفتوحة بالنسبة للمدار الحضري وخمسة أيام مفتوحة بالمدار القروي.
- يمكن اعتماد النماذج المتداولة والتي تباع في المكتبات.
- تدوين العملية بتاريخها ومرجعها (رقم وتاريخ الوصل المسلم) في سجل الصندوق بخانة المصاريف،
- تحيين رصيد الصندوق (خصم المصاريف من المداخيل)،
- تدوين العملية بتاريخها ومرجعها (رقم وتاريخ وصل الإيداع المسلم من طرف البنك) في سجل البنك بخانة المداخيل،
- تحيين الرصيد بسجل البنك للجمعية (خصم المصاريف من المداخيل).
- تدوين العملية بتاريخها ومرجعها (رقم وتاريخ وصل الإيداع المسلم من طرف البنك) في السجل اليومي للعمليات بخانة المداخيل،
- تحيين الرصيد بالسجل اليومي للعمليات (خصم المصاريف من المداخيل).
المداخيل العينية : بالنسبة للمداخيل العينية فإن المسطرة المتبعة تتجلى في الخطوات التالية :
- تسليم وصل تسَلُـم للجهة المانحة مقابل التجهيز أو المواد المتسلمة بحيث يتم فيه توصيف التجهيز أو المواد المتسلمة.
- تسجيل التجهيز أو المواد المتسلمة بدفتر الجرد.
4) المصاريف – النفقات :
أنواع نفقات :
نفقات تدبيرية صغرى : وتشمل النفقات اللازمة لسد الخصاص في بعض وسائل العمل الأساسية للتدبير اليومي من لوازم تعليمية ولوازم معلوماتية صغيرة (أقراص مدمجة، حبر الطابعة، …) ومن طباعة واستنساخ الوثائق ومراجع تربوية ومصاريف البريد. و يمكن أن تندرج فيها أيضا مصاريف اللوازم الطبية التي تخص اقتناء الطواقم الطبية (Kits médicaux)…
نفقات الصيانة الوقائية : ووتدخل فيها النفقات الصغيرة والضرورية للحفاظ على الحالة العامة للمؤسسة في وضعية حسنة والمساهمة في تأمين استمرار صيانتها. وتشمل هذه النفقات العقاقير والصباغة والعتاد الصغير والتجهيزات الصغيرة ولوازم التنظيف والتطهير ولوازم صحية…
نفقات استثنائية : ويخص هذا المجال بعض النفقات الناتجة عن تدبير ظروف استثنائية والتي قد ينجم عنها تعثر أو عرقلة للسير العادي للمؤسسة
على العموم تتكون نفقات الجمعية من المصاريف التالية:
مصاريف التجهيزات : وتهم جميع التجهيزات التي ستقتنيها الجمعية خلال السنة كالتجهيزات المكتبية والتجهيزات المنقولة.
مصاريف التسيير وتشمل: مصاريف الأنشطة التي تحتاجها الجمعية لإنجاز أنشطتها. وهي متعددة ومختلفة بحسب أنشطة كل جمعية، مثل شراء أدوات الرسم بالنسبة لمعمل تربوي.
مصاريف عامة، وهي التي تحتاجها الجمعية لتتبع عملها اليومي بغض النظر عن حاجيات ومصاريف الأنشطة مثل لوازم المكتب، والبريد و مصاريف التنقل frais de transport.
مسطرة الصرف :
تكتسي مسطرة الصرف أهمية بالغة من حيث تحديد المتدخلين وإبراء ذمة الجمعية تجاه المتعاملين معها. ويجب اللجوء إلى المنافسة كقاعدة عامة تضمن حصول الجمعية على أحسن العروض..
آلية الشراء بواسطة سند الطلب :(Bon de Commande)
- يتم التعبير عن الحاجيات في إطار برنامج العمل السنوي للجمعية
- طلب عرض أثمان(Demande de devis)
- تحديد الممون
- إعداد سند الطلب
- تسليم السلع أو الخدمات أو انجاز الأشغال
- التوقيع على سند التسليم Bon de livraison و الإدلاء بالفاتورة
- الأداء
آلية الشراء بواسطة سند الصندوق : (Bon de Caisse )
- تمويل الصندوق (Alimentation de la caisse)
- تعبئة الأمر بالأداء بمبلغ العملية وتوقيعه من طرف الرئيس
- تعبئة سند الصندوق بمبلغ العملية
- تسليم المعني بالأمر مبلغ السلعة أو الخدمة مقابل توقيع سند تسلم المبلغ
- تسجيل العملية بسجل الصندوق كمصاريف تحيين الرصيد بسجل الصندوق
- تسجيل العملية بالسجل اليومي للعمليات تحيين الرصيد بالسجل اليومي للعمليات